Kolumnen

Lufthansa Exclusive: Hier mailt der Chef selbst

Früher nahm einem die Sekretärin lästigen Kleinkram ab, heute agiert das Front Office auf Augenhöhe. Modern, ja. Auch sinnvoll?

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  • Mai 2016

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Sabine stöhnt, bestellt eine Fischsuppe und einen Chardonnay. Ihr Zug ist ihr gerade vor der Nase weggefahren, der Reiseplan war falsch. Also leiste ich ihr eine halbe Stunde am Bahnhof Gesellschaft, nehme die Matjes. Wenn man nicht alles selbst macht, sagt sie. Andererseits: Ich mache doch schon viel mehr selbst. Sabine ist Geschäftsführerin einer Eventagentur. 50 Mitarbeiter, da muss viel organisiert werden. Wer hält nun die Fäden zusammen? Wer sagt ihr, wann sie wo sein muss, bucht Tickets und Hotels, legt Termine um, setzt Telkos auf? Früher ihr Büro. Immer öfter sie selbst. Und womöglich liegt genau da das Problem.

Kürzlich wurde Florian Harms, Chefredakteur von Spiegel Online gefragt, welche Anwendungen er denn so auf dem Smartphone habe. Harms ratterte eine imposante Liste zeitgenössischer Organisations-Apps herunter, von Sametime-Messenger und WhatsApp-Gruppen über die Kollaborationsplattform Slack bis zum Projektmanagement-Werkzeug Trello. Keine Frage: Der Mann weiß, mit welchen Tools der modern Manager sich heute selbst organisiert.

Doch als er seine „oft im Halbstunden- oder sogar Viertelstundentakt“ durchgeplanten Tage beschreibt, kommt die Überraschung: Diese seien „eine tägliche Meisterleistung unserer Chefsekretärinnen“. Gibt es noch Chefsekretärinnen? Altmodisches Relikt oder cleveres Management? Das zweite natürlich, ruft Sabine – wenn es darauf ankommt, müssen Menschen ran. Ich denke an die falsche Zeit auf ihrem Reiseplan, sage aber jetzt mal lieber nichts … Tatsächlich beobachten wir gerade den Trend, dass die Technologie den Chefs ermöglicht – und der Kulturwandel sie dazu zwingt –, Dinge selbst zu erledigen, für die sie früher Sekretärinnen, Büroleiter und Assistenten hatten. Allein, dass all diese Begriffe so altmodisch und chauvinistisch klingen (ein „Sekretär“ ist doch ein Möbel, oder?), zeigt, dass sich hier etwas geändert hat. Wie bei vielen, heißt das bei uns in der Firma Front Office, und der Begriff steht für ein deutlich breiter aufgestelltes Tätigkeitsfeld: Die Kollegen machen Teile von Buchhaltung und Personalwesen gleich mit, dafür klassische Sekretariatsjobs eher nicht mehr: Bis ich erklärt habe, wann ich wo sein muss, buche ich den Flug schnell. Auch elektronische Korrespondenz und Post schaue ich selbst durch. Das ist ja einerseits sinnvoll, weil effizient, es fördert auch die flachen Hierarchien, die alle wollen. Zudem erdet es als Chefin oder Chef erheblich, wenn man sich das Bahnticket selbst raussucht und bucht, statt Kleinkram zu delegieren, für den andere doppelt so lange und zwei Nachfragen brauchen würden. Nur bringt das mindestens drei Probleme mit sich.

1) Man kann nicht nur, man muss all das jetzt eben auch tun, was zumindest an stressigen Tagen nervt. Und ob mein Stundensatz nicht doch zu hoch ist, um den Standplan der Cebit zu googeln, könnte man diskutieren.

2) Die Abstimmerei zwischen den Kalendern viel beschäftigter Führungskr.fte wird nicht einfacher, wenn diese standing selbst Termine hin- und herschieben – wie lange es heute dauert, auch nur einen gemeinsamen Lunchtermin zu finden, ist ja skurril. Und in E-Mail-Tiefen nach Informationen zu suchen, weil mal wieder ein anderer Chef sagt „das hab’ ich dir doch neulich geschickt“, ist deutlich ineffektiver, als schlichterdings einen Assistenten zu bitten, die Details übersichtlich für alle aufzubereiten.

3) Die Technik streikt ständig, und wenn man sie selbst bedient, merkt man das auch direkt. Ich zum Beispiel sitze oft schwitzend vor nicht synchronisierten Adressbüchern, in denen die gerade benötigte Telefonnummer nicht zu finden ist. Stöhne unter meinem Kalenderprogramm, das Termine neuerdings gern in zwei verschiedenen Zeitzonen anzeigt. Fluche, wenn im Zug mal wieder das Filesharing-Tool streikt, und ich mir wünsche, jemand hätte mir das Dokument einfach vor der Reise ausgedruckt und in die Hand gedrückt.

In einer aktuellen Folge der TV-Serie „Modern Family“ sieht man, wie das früher vermutlich war: Claire Dunphy, Hausfrau, Mutter und neuerdings auch CEO, lässt sich von einem ehrgeizigen Mitarbeiter den Nervkram erledigen: Kleid in die Reinigung, Geschenke kaufen, Kuchen fürs Schulfest backen … das darf sie aber nur heimlich tun, denn die Chefin von heute ist ja eigentlich ihre eigene Assistentin. Der Schwindel fliegt natürlich auf, am Ende schmiert Claire wieder selbst die Schulbrote.

Die Antwort auf die Frage, ob man eher mehr delegieren sollte oder weniger, lautet also: Kommt drauf an. Das Geschenk für meine Tochter kaufe ich natürlich selbst. Die Kalenderhoheit hat besser das Office. Und im Zweifel habe ich gelernt: Einmal die Woche drüber reden, wer was macht, hilft auch in der digitalen Welt ungemein.