weitere ...

DATUM mono: Frei wie ein Vogel?

Es gibt kaum etwas Uneffektiveres als den Büroalltag. Das begreifen inzwischen auch große Unternehmen. Manchmal hilft es schon, während der Arbeitszeit ins Museum zu gehen.

Erschienen:

  • März 2014

Illustration:

  • Miguel Montaner
default.jpg

Wir verbringen in unserem Leben durchschnittlich zwei Wochen nur mit Küssen, sechs Wochen mit dem Vorspiel beim Sex, 16 Stunden mit dem Orgasmus. Wir treiben im Schnitt 19 Monate lang Sport, neun Monate spielen wir mit unseren Kindern. In unserer Lebensbilanz stehen 16 Monate Wohnungsputz und zwei Wochen Beten. Wir sitzen sechs Monate auf der Toilette. Und sieben Jahre im Büro.

Das erscheint Ihnen wenig? Dann bedenken Sie, dass dies ein Durchschnittswert ist, der Rentner, Arbeitslose, Invalide sowie Hausfrauen und -männer mit einrechnet. Keine Tätigkeit außer der Schlaf (24 Jahre und vier Monate) nimmt den modernen Menschen so sehr in Anspruch wie seine Arbeit für den Lebensunterhalt. Für keine wendet er als Erwachsener mehr Zeit und Energie auf, und an keinem Ort – für etwa die Hälfte aller Erwerbs- tätigen ist es der Schreibtisch – verbringt er mehr wache Zeit.

Problematisch ist das, weil unsere Arbeit meist nicht einmal effektiv ist. Und daran sind die Arbeitsstrukturen schuld. Vor allem die verordnete Aufmerksamkeitspflicht, wonach das jeweils Neue stets am wichtigsten ist. Eine aktuelle Studie zeigt: Büromenschen verbummeln im Durchschnitt 2,1 Stunden pro Tag durch Ablenkungen. Die University of California fand heraus, dass sich Wissensarbeiter im Schnitt elf Minuten mit einer Aufgabe beschäftigen, bevor ihre Aufmerksamkeit durch einen Anruf, eine Mail oder Kollegen auf ein anderes Thema fällt. Es dauert dann durchschnittlich 25 Minuten, bis sie sich wieder der alten Aufgabe widmen können. In dieser Zeit kommen allerdings schon wieder neue Aufgaben hinzu, die so wichtig erscheinen, dass die alten vollkommen in Vergessenheit geraten. Testpersonen hatten in ihrem fragmentierten Arbeitsalltag zwölf verschiedene Projekte gleichzeitig zu erledigen.

»Angesichts der Auswirkungen der ständigen Unterbrechungen auf die Produktivität von Unternehmen ist es überraschend, dass Manager so wenig beunruhigt sind«, sagt Jonathan B. Spira, Chefanalyst des New Yorker Technikberatungsunternehmens Basex. Der amerikanische Psychiater Edward Hallowell nennt die ständige Ablenkung im Büro Attention Deficit Trait – eine Folge kommunikativer Überlastung. Wer ADT hat, zeigt Symptome wie leichte Aggression, innere Unruhe und Konzentrationsstörungen.

Das vielleicht überzeugendste Experiment veranstaltete der Psychiater Glenn Wilson von der University of London im Jahr 2005. Wilson ließ drei Gruppen im IQ-Test gegeneinander antreten: Eine Testgruppe war ungestört, die zweite wurde während des Tests durch E-Mails und Telefonanrufe abgelenkt, die dritte hatte kräftig Marihuana geraucht. Erwartungsgemäß schnitten die Bekifften um durchschnittlich vier IQ-Punkte schlechter ab als die nüchternen Ungestörten. Das schlechteste Ergebnis erzielten jedoch die Abgelenkten: Wer zwischendurch E-Mails und Telefonanrufe bekam, lag im Ergebnis noch einmal sechs IQ-Punkte hinter den Testpersonen mit psychoaktiven Substanzen im Blut. »E-Mail verursacht heute die meisten Probleme in unserem Arbeitsalltag«, fasst Karen Renaud von der Universität Glasgow eine Studie zusammen, für die sie die Computer von 177 Menschen überwachte. Die Probanden checkten ihr elektronisches Postfach bis zu 40-mal pro Stunde. Ein Drittel gab an, sich durch die Masse an E-Mails und den Druck, diese schnell zu beantworten, gestresst zu fühlen. Kommt Ihnen das irgendwie bekannt vor?


Unproduktive Meetings

Dass dieses permanente Büro-Multitasking Geld kostet, liegt auf der Hand. Für die US-Wirtschaft bezifferten Forscher des Beratungsunternehmens Basex den Schaden auf jährlich etwa 588 Milliarden Dollar. Wissenschaftler des Henley Management College kamen nach der Befragung von 180 Führungskräften aus Deutschland, Großbritannien, Dänemark und Schweden zu dem Schluss, dass Manager im Durchschnitt allein dreieinhalb Jahre ihres Lebens mit unwichtigen oder überflüssigen E-Mails verplempern.

Ähnlich unproduktiv sind in der Regel die ewigen Meetings. Experten bestätigen, was wir eigentlich alle wissen. Gerd Gigerenzer vom Max-Planck-Institut für Bildungsforschung: »Zieht man eine Sitzung in die Länge, wird die Chance immer größer, dass zweitklassige Lösungen vorgeschlagen und am Ende gewählt werden.« Scott Adams, Erfinder der »Dilbert«-Comics, nennt ganz oben auf seiner Büro-Hassliste den Typus der »absichtsvollen Sadisten«. Diese »setzen exzessiv lange Sitzungen an, egal zu welchem Thema, aber ohne klares Ziel. Es gibt keine Toilettenpausen (funktioniert am besten in Kombination mit Kaffee), und sie berufen Meetings am liebsten am Freitagabend oder in der Mittagspause ein.« Um die Rolle eines absichtsvollen Sadisten zu spielen, so Adams, kombiniere man am besten Ernsthaftigkeit und Hingabe mit einer soziopathischen Geringschätzung für das Leben anderer Menschen.


Nervige Kollegen

Aber im Ernst: 20 bis 30 Prozent der Besprechungen könnte man sich allein deshalb schenken, weil der Chef eigentlich schon vorher weiß, welches Ergebnis er erreichen will, hat die Kieler Managementberaterin Angelika Behnert herausgefunden. Bei einer Umfrage unter 800 leitenden Angestellten in Deutschland, Österreich und der Schweiz gaben 61 Prozent der Befragten an, die meisten Meetings seien unproduktiv, wenn nicht ganz vergebens. Dieses Ergebnis dürfte niemanden überraschen, der sich abends ausgelaugt und entnervt aus dem Büro nach Hause schleppt. Mit sinnlosen Besprechungen, schlecht organisierten Projekten und unproduktivem Warten auf den Feierabend, mit unnötigen E-Mails, ausufernden Telefonaten und übermäßig plauderigen Kollegen vergeudet der moderne Arbeitnehmer nicht selten ein Drittel seiner Bürozeit. Ein Paradox: Wir gehen jeden Morgen ins Büro, um unseren Job zu machen. Dabei ist es – genau betrachtet – vielleicht der schlechteste Ort, um konzentriert etwas zu schaffen.

Übereifrige Kollegen verschaffen allen anderen Extraarbeit, Sensible brauchen täglich Zuwendung und Streicheleinheiten, Klassenclowns verlangen nach Publikum, um von ihren Wochenendexzessen zu erzählen, Selbstverliebte lassen jeden im Großraumbüro noch am kleinsten Fortschritt ihres jeweiligen Projekts teilhaben. Den Luxus, sich vor diesem Kommunikations-Tsunami in ein Einzelbüro zurückzuziehen, genießen gerade einmal 33 Prozent der deutschen Beschäftigten. 27 Prozent teilen sich die Arbeitswabe mit einem Kollegen, die restlichen 40 Prozent ertragen Mehrpersonenbüro oder Großraum, so eine Studie des Instituts für Arbeitswirtschaft und Organisation (IAO) in Stuttgart. Nicht immer sind die Menschen, deren Nähe wir hier zwangsweise ertragen, die produktivsten, motiviertesten und – einmal ehrlich gesagt – cleversten Zeitgenossen.

Selbst die klugen und netten Kollegen stehlen unsere Arbeitszeit. Eine Kollegin – eine promovierte deutsche Journalistin, die für verschiedene große Zeitungen und Zeitschriften gearbeitet hat und inzwischen in London lebt – beschreibt das so: »Die produktivste Zeit im Büro waren für mich immer die ersten zwei, drei Monate eines neuen Jobs, wenn man noch nicht so viele Menschen kennt. Danach fangen die sozialen Kontakte an. Man muss sich dafür interessieren, was dieser Kollege am Wochenende gemacht hat, oder beim Liebeskummer von jener Kollegin mitfühlen. Man verbringt viel Zeit am Kaffeeautomaten und muss dann abends länger bleiben, weil man seine Arbeit nicht fertig bekommen hat.« Aus gutem Grund persiflieren erfolgreiche TV-Serien wie das britische »The Office« den Büroalltag als Ansammlung von Irrationalität, Menschenfeindlichkeit und Zeitverschwendung. Ebenso wie die deutsche Fassung »Stromberg« artikuliert sie offensichtlich ein tief sitzendes Unwohlsein vieler Menschen mit dem absurden Angestellten-Alltag.

Doch diese Situation wandelt sich gerade: Unternehmen auf der ganzen Welt lassen ihre Mitarbeiter zumindest teilweise arbeiten, wann und wo sie wollen. Egal in welcher Branche und in nahezu jeder Position. Bisher waren Festangestellte oft neidisch auf Freiberufler: Kontrolle über die eigene Zeiteinteilung, Arbeiten von zu Hause aus oder gar am Strand in Shorts und T-Shirt, ausgeschlafene Vormittage im Ausgleich für durchgearbeitete Nächte – derartige Annehmlichkeiten schienen bisher das Privileg der Selbstständigen zu sein. Nun erleben wir die fundamentale Neudefinition eines der mächtigsten Ordnungsmuster unseres Lebens – des Arbeitstages im Büro. Wir stehen vor einer grundlegenden Umwälzung dessen, wie Arbeit und Produktivität organisiert werden.

Mitte der Neunzigerjahre, zu Zeiten der New Economy und der mit dem Internet verbundenen technischen Innovationen, war uns schon einmal eine neue Art des Arbeitens versprochen worden. Jeder Einzelne von uns modernen Berufstätigen sollte von nun an eine selbstgenügsame Produktionseinheit darstellen. Wir würden künftig als sogenannte »Flexecutives« mobil und vernetzt sein. Wir würden unser papierloses Büro per Laptop und Handy mit uns herumtragen. Wir würden uns als digitale Nomaden von überall aus ins weltweite Netz und damit in die Arbeitsabläufe einklinken. Der amerikanische Wissenschaftler Nicholas Negroponte schrieb 1995 das damals visionäre und heute immer noch aktuelle Buch »Total Digital« am Notebook in einer einsamen Hütte auf der griechischen Insel Patmos, bevor er wieder an sein hochtechnisiertes Forschungsinstitut in den USA zurückkehrte. Ich kann mich erinnern: So wollte ich auch arbeiten.


Möglichkeiten der Freiheit

Die Realität sah anders aus: Gerade die Programmiersklaven der Start-up-Unternehmen mussten 14-Stunden-Schichten knüppeln und im Schlafsack unter dem Schreibtisch nächtigen, bevor ihr Unternehmen zunächst an die Börse und schließlich pleiteging. Aber es steckte ein wahrer Kern in der Idee, der allerdings erst mit dem technischen Fortschritt ein paar Jahre später Wirklichkeit werden konnte. So, wie wir mit Google, Twitter und Facebook die Renaissance des tot geglaubten Online-Geschäftsmodells erlebt haben, so wie Amazon und Ebay tatsächlich unsere Art einzukaufen verändert haben, Spiegel Online unsere Art, Nachrichten zu lesen, E-Mail unsere Art zu kommunizieren, wie Communitys und Blogs doch eine reichweitenstarke Gegenöffentlichkeit zu etablierten Medien bilden, so ist hinter unserem Rücken plötzlich auch die Arbeitsrevolution möglich geworden, die uns damals versprochen wurde.

Fünf Faktoren machen dieses Phänomen, das ich »Freianstellung« nenne, erst heute möglich:

Die Technik: Wir haben erstmals wirklich alle notwendigen Informationen und Werkzeuge auf unserem Laptop, Smartphone oder Tablet und in unserem Kopf, um von überall aus arbeiten und trotzdem Verbindung zur Firma halten zu können. Wo die technischen Möglichkeiten konsequent angewendet werden, ändert sich eben doch die Art, wie wir arbeiten und leben.

Die Kosten: Eine Internet-Standleitung kostete in den Neunzigern noch vierstellige Summen pro Monat – eine gleich schnelle DSL-Leitung heute fast nichts mehr. Der Preis von technischer Infrastruktur wie Bandbreite, Transistoren auf Chips und Speichern sinkt – in Relation zu ihrer Nützlichkeit – permanent so stark, dass er heute als nahezu null betrachtet werden kann.


So geht effektive Arbeit

Die Berufswelt: Nichtlineare Jobbiografien sind heute für viele Menschen normal. Was der Soziologe Richard Sennett 1998 noch als Problem des entwurzelten »flexiblen Menschen« kritisierte, ist heute Alltag: Wir haben nicht mehr einen Job bis ans Ende unseres Lebens, wir brauchen nicht mehr nur den Beruf, um unserem Leben eine Struktur zu geben, und das ist auch gut so. Internationale Teams, Outsourcing sowie Kunden und Geschäfts- partner aus aller Welt sorgen dafür, dass wir nachts E-Mails aus Indien bekommen oder abends Anrufe aus den USA. Mit einem klassischen Nine-to-five-Arbeitstag ist das kaum zu vereinbaren.

Der weltweite Wettbewerb: Er motiviert Unternehmen zur Effizienzoptimierung. Wer seine Mitarbeiter per Laptop und Datenverbindung in die Freiheit entlässt, steigert Produktivität, Zufriedenheit und Flexibilität. Gleichzeitig spart er an Immobilien und Infrastruktur. Beides zusammen macht Firmen fit im Kampf gegen internationale Wettbewerber.

Die gesellschaftlichen Parameter: Dass Frauen heute berufstätig sind, ist zum Glück weitgehend Normalität. Männer wiederum fordern mehr Teilhabe am Familienleben. Wir definieren uns nicht mehr ausschließlich über beruflichen Status, sondern wollen ein in vielerlei Hinsicht erfülltes Leben haben. Der demografische Wandel und die damit beschriebene Alterung der Bevölkerung in der westlichen Welt werden zu einem zunehmend dramatischen Nachwuchskräftemangel führen. Wer künftig die besten Köpfe für sein Unternehmen gewinnen will, muss ihnen Freiheit und Flexibilität anbieten. Außerdem werden wir alle später in Rente gehen – deshalb müssen Arbeitsplätze künftig stärker altersverträglich gestaltet sein.

All diese Faktoren lassen sich nicht mehr mit der altmodischen, aber verbreiteten Lebensweise vereinbaren, den ganzen Tag in ein Büro eingesperrt zu sein. Die Lösung des Schreibtischdilemmas liegt in einer flexiblen und mobilen Arbeitsauffassung. Wer kennt nicht das wunderbare Gefühl, morgens einmal später zur Arbeit zu müssen, mehr Zeit für Kinder, Frühstück und Zeitungslektüre zu haben, vielleicht noch kurz in Ruhe seine E-Mails zu checken oder draußen in der Sonne einen Kaffee zu trinken. Nicht selten geht man dann mit mehr Lust ins Büro und hat vielleicht vorher schon eine gute Idee entwickelt für eines der Projekte, an denen man gerade sitzt. Oder nachmittags: Man geht zwei Stunden früher nach Hause und entdeckt geradezu ein Paralleluniversum, sieht die Welt mit den Augen der anderen, die nicht den ganzen Tag im Büro hocken müssen. Zugegeben: Ärzte, Lehrer und Schichtarbeiter haben diese Option nicht. Die Freianstellung funktioniert am besten für Wissensarbeiter, die vor allem mir ihrem Kopf und dem Rechner arbeiten, mit Ideen Mehrwert schaffen – in entwickelten Industrienationen sind das schon heute fast die Hälfte aller Jobs.

Wirklich effektiv ist nur, wer sich dem zähen Trott der Nine-to-five-Routine komplett entzieht. Das wird nicht einfach, denn wir alle haben gelernt, wie Arbeit auszusehen hat – nämlich den ganzen Tag am Schreibtisch sitzend. Was künftig aufhören muss: der Spott der Kollegen, wenn man morgens später kommt, dafür aber abends länger bleibt. Die schiefen Blicke des Chefs, wenn man aus dem Büro verschwindet, um einzukaufen. Das Schuldgefühl, an einem Meeting nur telefonisch teilzunehmen oder früher Feierabend zu machen, um sein Kind abzuholen. Die totale Unmöglichkeit, im Büro zu sagen: »Ich muss den Kopf frei bekommen und gehe heute Nachmittag ins Museum.« Oder: »Ich arbeite morgen zu Hause.« Oder gar: »Die nächsten zwei Wochen erreicht ihr mich auf der Finca.« Erst wenn wir solche Sätze ganz lässig aussprechen, werden wir alle zu Freiangestellten.