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WirtschaftsWoche: Ferne Helfer

Auch ohne Sekretariat lassen sich leidige Aufgaben delegieren – an sogenannte Virtuelle Persönliche Assistenten. Die nutzten bisher vor allem Amerikaner – jetzt gibt es den Service auch für Deutsche. Und die Arbeitserleichterung ist sogar erschwinglich.

Erschienen:

  • 28. September 2009

Illustrationen:

  • Nicholas Blechmann

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Konferenzen koordinieren, Präsentationen vorbereiten, Arzttermine machen – ob beruflich oder privat: Es sind vor allem die repetitiven Routineaufgaben, die den Alltag vieler Manager fragmentieren, unproduktiv machen und, verglichen mit ihren Gehältern, unverhältnismäßig hohe Kosten verursachen.

Dabei wäre die Lösung so einfach: unwichtige Aufgaben werden weitergereicht, um sich mehr auf die kritischen Dinge konzentrieren zu können.

Das Konzept dahinter ist auch als Pareto-Prinzip bekannt, nach dem wir mit 20 Prozent unserer Aktivitäten in der Regel 80 Prozent der Ergebnisse erzielen. Und das lässt sich wesentlich leichter umsetzen, wenn wir jemanden haben, der die restlichen 80 Prozent Kleinkram für uns erledigt.

Sicher, manch einer hat dafür Assistenten. Aber selbst die murren heute schon, wenn sie sich mit Nebensächlichkeiten herumplagen müssen oder Privates erledigen sollen. Und wer genauer hinschaut, kommt auch nicht umhin, festzustellen: Selbst dafür sind die hiesigen Helfer eigentlich schon zu teuer. Genau das Problem könnte sich bald lösen: durch sogenannte Virtuelle Persönliche Assistenten, kurz VPA.

Diese emsigen Gehilfen erledigen unangenehme oder zeitfressende Jobs für jedermann – recherchieren im Internet, organisieren Meetings, buchen Reisen oder Tische für Geschäftsessen (siehe auch Testbericht Seite 109).


UNANGENEHMES WEGDELEGIEREN


Seinen Hauptvorteil zieht das Modell der VPA aus der sogenannten Geoarbitrage. Dabei profitieren die Kunden von weltweit unterschiedlichen Währungskursen, Lohnniveaus und Zeitzonen. Die Idee dahinter: Man nutzt die eigenen Ressourcen und die eigene Zeit intelligenter und effizienter, während der Rest ausgelagert und zeitversetzt bearbeitet wird – dort, wo es am günstigsten ist.

Weil die virtuellen Assistenten meist im Ausland und in Niedriglohnländern sitzen, kommen die Auftraggeber so fast durchweg günstiger weg, als wenn sie all die lästigen Jobs selbst erledigen würden. Und das gilt für Arbeitnehmer aller Ebenen. Breitband-Internet, Filesharing und IP-Telefonie machen es möglich.

Hinzu kommt: Die zunehmend mobile und flexible Arbeitskultur, die uns mit dem Laptop ins Heimbüro oder ins Café entlässt, statt an den Schreibtisch zu ketten, macht es für Festangestellte, mehr aber noch für Freiberufler attraktiv, ihre persönliche Produktivität mittels Assistenten zu optimieren.

In den USAwerden solche VPA schon seit einiger Zeit genutzt – Thomas Friedman schrieb darüber bereits in seinem Bestseller „Die Welt ist flach“ ebenso wie Timothy Ferriss im Buch „Die 4-Stunden-Woche“.


NEUE DEUTSCHE DIENSTLEISTER


Das Problem: Bisher wurde der Service hierzulande allenfalls in englischer Sprache angeboten. Unpraktisch, wenn man Telefonate und Korrespondenz auf Deutsch abgewickelt oder auch nur einen Tisch im Restaurant reserviert haben will. Doch genau das ändert sich gerade.

So haben zwei junge Berliner vergangene Woche Strandschicht.de gestartet, den – wie sie sagen – ersten von Deutschland aus geführten VPA-Dienst. Bastian Kröhnert und Simon Barth wollen deutschsprachige Assistenten aus Polen vermitteln, zum Kampfpreis von fünf bis zehn Euro pro Stunde – je nach Tarif.

Die Geschäftsidee kam den beiden im BWL-Studium, nachdem sie in Ferriss’ Bestseller über das moderne Arbeitsleben gelesen hatten, bei dem man nur noch die allerwichtigsten Dinge selber macht und den Rest einen VPA erledigen lässt. „Das hätte ich selbst gerne, und das müsste ein Geschäftsmodell sein“, erinnert sich Kröhnert an seinen Geistesblitz.

Der Wirtschaftswissenschaftler hat schon in jungen Jahren Anleitungen darüber verfasst, wie man Produkte aus China nach Deutschland importiert und mit Gewinn verkauft. Internationales Arbeiten war ihm also nicht fremd.

Kröhnert und Barth machten sich – zunächst über Facebook – auf die Suche nach polnischen Studenten, die sehr gut Deutsch sprachen und Lust auf einen Nebenverdienst hatten. Ihr Team umfasst bisher vier freiberufliche Mitarbeiterinnen, könnte aber „bei steigendem Bedarf ausgebaut werden“. Die beiden sind allerdings nicht die Ersten, die den deutschen Markt mit ihrem Angebot erobern wollen: Die Inder waren schneller.

Seit Juni hat GetFriday, der größte dortige Anbieter von virtuellen Assistenten, seinen VPA-Service auch auf Deutsch im Portfolio. „Wir hatten schon immer einige Kunden aus Deutschland, Österreich und der Schweiz, die bisher unseren englischsprachigen Service genutzt haben“, erklärt Sunder Prakasham, CEO des Unternehmens, die jüngsten Expansionspläne.

Timo Hahn ist einer davon. Der 30-Jährige hat gerade seinen Job gekündigt, um sich als Internet Consultant selbstständig zu machen. Von seiner Get-Friday-Assistentin lässt er sich zum Beispiel Texte für Web-Seiten schreiben oder Konkurrenzanalysen erstellen.

„Ich habe jemanden gesucht, der auf Zuruf sowie stundenweise arbeitet und mir Kleinigkeiten abnimmt, ohne dass ich gleich jemanden anstellen muss“, sagt Hahn und rechnet vor: Während ihn eine festangestellte Assistentin rund 2500 Euro im Monat kosten würde, schlage der VPA nur mit 1120 Euro zu Buche. Mehr noch: Weil er aber noch gar keine Vollauslastung brauche, nehme er derzeit monatlich nur 40-, 60- oder 80-Stunden-Pakete ab und zahle dafür lediglich zwischen 360 und 640 Euro.

Doch auch Festangestellte nutzen derlei Helfer. Alexander Witt, 28, ist Unternehmensberater und lässt sich etwa via Indien Termine beim Frisör oder Arzt vereinbaren. Berufliches kann er zwar nicht delegieren, weil er dann sensible Daten herausgeben müsste. Doch auch so hilft ihm der Service weiter: „Ich bin international viel unterwegs, arbeite 10 bis 14 Stunden pro Tag, und am Wochenende komme ich nicht dazu, Termine zu machen“, sagt er: „Da schreibe ich lieber abends im Hotel eine E-Mail, und die Sache wird erledigt.“


SPEZIALISTEN STATT FERIENJOBBER


Bisher besteht das deutsche Team in Indien noch aus vier Mitarbeitern, im Vergleich zu 200 insgesamt. Doch will auch Prakasham die Mannschaft vergrößern.

Dazu muss er wohl allerdings seine Preisstruktur überdenken, denn der Stundenlohn seiner indischen Assistenten liegt derzeit noch über dem der polnischen: Wer ohne Vertragsbindung bucht – „Pay as you go“ heißt das bei GetFriday –, zahlt im Schnitt 15 Euro pro Stunde – bei Strandschicht sind es nur zehn.

Prakasham hält sein Angebot dennoch für konkurrenzfähig. Auch in den USA habe es anfangs Kritiker gegeben, die meinten, für solche Honorare könne man auch College-Studenten engagieren. Doch würden bei GetFriday eben keine Ferienjobber arbeiten, sondern ausgebildete Spezialisten. Behauptet Prakasham jedenfalls.

Ob sich der Service – ob nun mit Spezialisten oder einfachen Hilfskräften – für die Kunden rechnet, ergibt meist schon eine simple Rechnung: Sobald der eigene Stundenlohn den des Dienstleisters übertrifft und vorausgesetzt, man kann in derselben Zeit eigenes Geld verdienen, lohnt es sich nicht, die Dinge selbst zu erledigen.

Die Tücken solcher Assistenzjobs stecken dann jedoch eher im Detail: Die meisten VPA-Erstnutzer müssen anfangs erst noch lernen, welche Jobs sie überhaupt abgeben und welche optimalen Zeitvorgaben sie dazu machen können.

Natürlich ist es manchmal mehr Arbeit, kleine Aufgaben erst zu formulieren, statt sie schnell selbst zu erledigen. Andererseits ist genau das der Denkfehler, den Menschen machen, die nicht delegieren können: Sie lassen sich von vielen kleinen Aufgaben beherrschen, die sie immer wieder aus wesentlich wichtigeren Projekten herausreißen.

Und nicht selten verpassen sie so jene Gelegenheiten, herausragende Leistungen zu erbringen oder bahnbrechende Ideen zu gebären, die so manche Karriere erst beflügelt haben.

Oder wie es der einstige Ölmagnat und Multimilliardär, John D. Rockefeller, auf den Punkt brachte: „Man sollte niemals etwas tun, was jemand anderes für einen erledigen kann.“



Zeit und Geld gespart


Autor Markus Albers beschäftigte für zwei Wochen Assistentinnen in Indien und in Polen. Ein Erfahrungsbericht.


Sneha wollte zuerst nicht so viel über sich verraten. Ich wusste lediglich, dass sie in Bangalore lebt, ein deutsches Sprachdiplom beim Goethe-Institut gemacht hat und dass sie neben Deutsch und Englisch auch Hindi, Tamil und Marathi spricht.

Seit ein paar Tagen ist Sneha Rajaram meine persönliche Assistentin. Rein virtuell. Sneha arbeitet für GetFriday, einem internationalen Anbieter für sogenannte Virtuelle Persönliche Assistenten (VPA). Und dann gibt es noch Marta Krzyzanowska, die im polnischen Wielun für mich arbeitet und mir vom deutschen Anbieter Strandschicht vermittelt wurde. Ich delegiere und vergebe Aufträge – und teste, ob ich durch meine beiden neuen Assistentinnen tatsächlich meine Produktivität steigern kann.

Bei den Aufgaben, auch „Tasks“ genannt, entscheide ich mich für einen Mix aus beruflichen und privaten Projekten:


Reiseplanung Ich muss Ende November für drei Tage nach Bangkok – der Zeitraum ist flexibel. Suchen Sie die zwei günstigsten (möglichst direkten) Flüge ab Berlin. Nicht buchen, nur schauen! Aufwand: eine Stunde.

Reservierung Ich hätte gern am 11. August für ein Geschäftsessen einen Tisch für zwei Personen um 20 Uhr im Berliner Restaurant Kuchi. Bei schönem Wetter draußen, sonst drinnen. Aufwand: fünf Minuten.

Konferenz Vereinbaren Sie am 11. August mit dem Redakteur Martin S. einen Termin für eine 15-minütige Telefonkonferenz. Aufwand: fünf Minuten.

Recherche Ich interviewe in einigen Tagen Chris Anderson, Autor des Buches „Free“. Stellen Sie ein kurzes Dossier zusammen mit je fünf Artikeln und fünf Interviews zu diesem Buch. So aktuell und relevant wie möglich. Aufwand: eine Stunde.

Marktanalyse Finden Sie heraus, in wie vielen Ländern der Welt es das deutsche Produkt „Ohropax“ gibt – und seit wann in welchen Regionen. Aufwand: eine Stunde.

Kontakte Recherchieren Sie die Telefonnummer und E-Mail-Adresse des Züricher Büros der Zeitschrift „Monocle“ sowie einen Ansprechpartner dort, ohne meinen Namen zu nennen. Dauer: zehn Minuten.

Shopping Ich möchte eine günstige Videokamera kaufen – wie die Flip MinoHD. Stellen Sie mir drei Produkte zusammen – nach Preis/Leistung. Aufwand: maximal eine Stunde.

Privat Ich möchte dieses Jahr mein Patenkind nach Berlin einladen. Sie mag japanische Visual Kei-Bands wie „Dir en Grey“ oder „Mucc“. Suchen Sie ein Konzert einer solchen Band in Berlin. Aufwand: eine Stunde.


Eine halbe Stunde nachdem ich meine Aufgabenlisten per E-Mail vergeschickt habe, klingelt mein Handy: Es ist Sneha aus Indien. Sie möchte sich persönlich vorstellen, hat keine weiteren Fragen und freut sich auf die Zusammenarbeit. Vermutlich ein Standard-Telefonat, trotzdem nett.

Kurz darauf meldet sich auch Marta aus Polen. Genauso freundlich, professionell, fast akzentfrei. Die beiden können mir ein Restaurant reservieren, denke ich, aber kann ich sie auch bei Geschäftspartnern anrufen lassen?

Während ich noch nachdenke, legen meine beiden Assistentinnen los und schaffen gleich einige Sachen weg, die ich seit Tagen vor mir herschiebe. Die „Monocle“-Adresse mit Ansprechpartner: Check! Wo gibt es Ohropax? Check! Der Tisch im Kuchi (ich hatte beiden unterschiedliche Daten gegeben): Check! Sneha schreibt mir sogar den Namen der Angestellten dazu, mit der sie gesprochen hat. Klasse. Der Telefontermin mit dem Redakteur: Check!

Er ruft mich gleich danach an. „Wer war denn das, seit wann hast du Assistentinnen?“ Den leichten Akzent der Damen hat er bemerkt, ihr Tonfall sei professionell und angemessen gewesen.

In den nächsten Tagen kommen die schwierigeren Fälle: Marta schickt zwei passende Konzerttermine für mich und mein Patenkind. Sneha recherchiert die günstigsten Flüge nach Bangkok, ruft sogar bei Air Berlin an, um sich über deren Journalistenrabatt zu informieren. Das hätte ein Reisebüro nicht getan.

Die leichten Aufgaben von gestern sind eine angenehme Erleichterung meines Tages gewesen. Die Ergebnisse helfen mir wirklich, Zeit und damit Geld zu sparen.

Bisher steht es unentschieden. Während Marta still vor sich hin arbeitet und dann Ergebnisse schickt, schreibt Sneha öfter mal eine Mail zwischendurch oder ruft kurz an. Vielleicht denke ich nicht global genug, aber ich finde es noch irrsinnig exotisch mit Indien zu telefonieren.

Für das persönliche Verhältnis ist das häufige Gespräch gut – streng genommen ist es aber nicht nötig, und an stressigen Tagen wäre es vielleicht auch störend. Manchmal drücke ich Sneha deshalb weg, habe aber kein schlechtes Gewissen. Ich bin ja jetzt Chef.

Bei der Frage, welche Videokamera ich kaufen soll, gewinnt Marta. Zwar schicken mir beide je eine Excel-Liste mit verschiedenen Modellen, bei Sneha fehlen teils Preise und Konkurrenzprodukte, vor allem aber Testergebnisse, ohne die ein Vergleich schwer ist. Von Marta bekomme ich das. Nachdem alle Aufgaben erledigt sind, ziehe ich Bilanz: Marta hat alles in drei Stunden à 10 Euro erledigt, Sneha brauchte drei Stunden und 40 Minuten à 15 Euro, also 55 Euro und damit fast doppelt so viel wie Marta. Ein klarer Sieg für Marta.

Dennoch merke ich, wie sehr ich mich an die beiden gewöhnt habe. Ich könnte mir vorstellen, eine der beiden weiter zu beschäftigen. Nicht jeden Tag, aber ein paar Stunden pro Monat. In jedem Fall ist es ein weiterer Schritt in Richtung einer flexiblen und zunehmend globalen Arbeitswelt. Für jedermann.